Privacy

15 januari 2018

Het Privacybeleid van Scouting Mondriaan is als volgt nader uitgewerkt:

Scouting OnLine (SOL, het ledenadministratiesysteem van Scouting Nederland)
Het ledenadministratiesysteem van Scouting Nederland (SOL) wordt ook door Scouting Mondriaan gebruikt om de informatie van leden op te slaan en inzichtelijk te maken. Afhankelijk van welke rol iemand heeft binnen onze vereniging kunnen zij geen, een klein deel van de, een groter deel van de of alle gegevens inzien van de leden. Als (ouder van een) lid is het altijd mogelijk om de eigen gegevens in te zien en indien gewenst deze te anonimiseren voor iedereen behalve voor de ledenadministratie. We wijzen er graag op dat een verandering van deze gegevens niet automatisch vanuit SOL  aan de leiding bekend gemaakt wordt. Het is daarom verstandig de wijziging ook mondeling aan de leiding van de betreffende speltak kenbaar te maken.

Mocht u vragen hebben omtrent SOL of de administratie van gegevens neem dan contact op met de Ledenadministratie.

Foto- en video-opnamen
Wij gebruiken gemaakte foto- of video-opnamen voor publicatie op Social Media van Scouting Mondriaan (Facebook), de website of publicatie in het Scouting Magazine (alleen (ouders van) leden krijgen deze opnamen te zien). We plaatsen nooit foto’s van kinderen in zwemkleding of foto’s die als aanstootgevend zouden kunnen worden beschouwd. Het doel van de foto’s is altijd om de activiteit te tonen en niet de leden.

Als (ouder van een) lid van Scouting Mondriaan is het mogelijk de eerder gegeven toestemming  voor een of meer van deze categorieën te wijzigen. Dit is mogelijk in SOL, bij ‘aanvullende lidgegevens’. We wijzen er graag op dat een verandering van deze toestemming niet  automatisch vanuit SOL aan de leiding bekend gemaakt wordt. Het is daarom verstandig de wijziging ook mondeling aan de leiding van de betreffende speltak kenbaar te maken.

We plaatsen groepsfoto’s (tijdens activiteiten met de hele groep) inclusief leden waarvan een bezwaar bekend is. Mocht daar bezwaar op zijn dan dient dat bezwaar bij aanmelding aan de groepsactiviteit bekend te zijn bij de organisatie.

Bij deelname aan activiteiten die niet door Scouting Mondriaan worden georganiseerd hebben wij geen invloed op het plaatsen van foto- of video-opnamen van leden waarvoor een bezwaar geldt. Wij doen echter ons best om in de gaten te houden of er foto- of video-opnamen geplaatst zijn en, indien van toepassing, melding te doen bij de organisatie van het plaatsen.

Mocht er een foto of video gepubliceerd zijn die niet gepubliceerd had mogen worden neem dan contact op met Communicatie.

Gezondheidsformulier
Jaarlijks, voorafgaand aan de zomervakantie, wordt aan alle (ouders van) leden gevraagd een gezondheidsformulier in te vullen. Dit bevat informatie over de ziektekostenverzekering, contactgegevens van ouders en/of anderen, bijzonderheden omtrent medicijngebruik en aandoeningen, etc. Het formulier kan digitaal ingevuld worden en opgeslagen, maar wordt ook geprint bewaard in een map. Deze map wordt in de (af te sluiten) kast van de speltak bewaard. De oude formulieren worden na de verversing door een nieuw exemplaar vernietigd (verbrand). Bij het overvliegen naar een andere speltak wordt het huidige formulier doorgegeven aan de nieuwe speltak. De bewaartermijn van een ingevuld gezondheidsformulier is +/- 1 jaar (tot de eerstvolgende update van het gezondheidsformulier).

Formulier ‘Toestemming op kamp naar het buitenland’
In het geval dat een speltak naar het buitenland gaat op zomerkamp is een formulier ‘toestemming op kamp naar het buitenland’ (wettelijk) verplicht in te vullen voor elke deelnemer onder de 18. Een kopie van het paspoort of de identiteitskaart van bevoegde ouders/voogden is verplicht om als bijlage mee te geven. Na afloop van het kamp wordt het formulier inclusief de kopie paspoort(en) of identiteitskaart(en) vernietigd (verbrand).

Beveiliging van persoonsgegevens
Naast de gezondheidsformulieren kan het voorkomen dat (leiding van de) speltakken een papieren en/of digitale versie van de belangrijkste gegevens van leden in de kast hebben liggen of op hun smartphone hebben. De (leiding van de) speltakken zorgt ervoor dat deze gegevens op een veilige manier worden bewaard.

In het geval van onrechtmatige toegang tot, vernietiging van of onrechtmatige wijziging van gegevens van leden is er sprake van een datalek. Een datalek wordt gemeld aan het bestuur dat zal besluiten welk gevolg er gegeven wordt. Indien er sprake is van een inbreuk op de privacy zullen de (ouders van de) desbetreffende leden op de hoogte worden gesteld.

In- en uitschrijven
Inschrijven als aspirant-lid gebeurt op de website. De ingevulde gegevens worden gebruikt om een aspirant-lid na een eventuele wachtlijstperiode uit te nodigen om een gemaximeerd aantal keer te kijken bij een speltak. Na dit maximum aantal ‘proefopkomsten’ wordt gevraagd of er een lidmaatschap aangegaan mag worden. In het geval dat iemand lid wil worden, wordt er een definitief inschrijfformulier, een machtiging tot afschrijving van het lidmaatschapsgeld en aanvullende informatie met betrekking tot toestemming voor het plaatsen van foto- of video-opnamen etc. verstrekt.   Na definitieve inschrijving wordt het inschrijfformulier en de machtiging gearchiveerd (papieren versie in een map in een afgesloten kast, digitale versie op een Cloudomgeving).

Indien een lid zich uitschrijft worden zijn of haar gegevens zo snel mogelijk vernietigd. Eerder gepubliceerde foto- of video-opnamen blijven echter zichtbaar.

Privacy statement van Scouting Nederland
Tot slot verwijzen we graag naar het Privacy Statement van Scouting Nederland, dat wij onderschrijven.